Ofis Asistanı

TAYRAŞ

GENEL NİTELİKLER 

İstanbul – Vadi İstanbul’da bulunan ofisimiz için; 

• Lise Mezunu yada üniversitelerin ön lisans  bölümlerinden mezun, tercihen İş İdaresi, Büro Yönetimi, Sekreterlik veya Halkla İlişkiler, Ofis yönetimi konusunda deneyimli, 
• MS Ofis programlarına iyi derecede hakim, 
• Tercihen İngilizce bilen, 
• Takım çalışmasına yatkın, 
• Detaycı, sistemli ve düzenli çalışmayı prensip edinmiş, 
• Çoklu görevleri önceliklendirme yeteneğine sahip, organizasyon ve takip becerisi kuvvetli, 
• Araştırmacı yapısı olan ve kreatif düşünebilen, 
• Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve genel görünümüne özen gösteren,
• Gerektiğinde esnek çalışma saatlerine uyabilecek özveriye ve sorumluluğa sahip, 
• Ofisimize yakın ikamet eden, 
  

Ofis Asistanı aramaktayız. 

İŞİN TANIMI 

• Gelen misafirlerin en iyi şekilde karşılanması ve ağırlanması, 
• Ofis düzeninden sorumlu olunması, 
• Toplantı odalarının organize edilmesi, 
• Şirket içi telefon, faks, kurye ve kargo trafiğinin yönetimi, 
• Yurtiçi/dışı seyahat hazırlıkları, vize takibi, otel, araç kiralama, uçak bileti vb. organizasyonları gerçekleştirilmesi ve takip edilmesi,
• Yazışma, dosyalama, evrak sisteminin takip edilmesi, 
• Şirket içi ve şirket dışı bilgi akışının sağlanması, 
• Ofis içindeki etkinlik ve organizasyonlar için hazırlıkların yapılması ve gün içerisinde kontrol edilmesi, 
• Ofis içi temizlik, gıda malzemeleri, kırtasiye ve IT donanım zimmetlerinin karşılanması, 
• İnsan Kaynakları ve İdari İşler süreçlerine destek verilmesi,
  
• İşe başlayan ve işten ayrılan personeller için temin edilen malzemelerin (şirket katı, yemek kartı, telefon, hat..vs) organizasyonu ve teslim süreçlerinin yönetilmesi, 
• Ofisin yapısal ve donanımsal her türlü ihtiyacını takip etmek ve giderilmesi için gerekli aksiyonların alınması, 
• Şirket araç filosunun etkin bir şekilde kullanımının Yöneticilerinin koordinasyonunda takip edilmesi ve yönetilmesi, 
• Kırtasiye ve sarf malzemelerin (temizlik malzemeleri, kartuş, toner vb. dahil) deposunun tutulması, takip edilmesi, gerekli satın alma ihtiyaçlarının zamanında bildirilmesi, 
• Ortak takvime toplantı/organizasyon/etkinlik/eğitim/izin vb. bilgilerin işlemesi, takip edilmesi ve takvimin güncelliğinin sağlanması, 
• Şirket içi toplantıların takip edilmesi, toplantı odasının kullanımının organize edilmesi, toplantı odalarının her zaman temiz ve düzenli olduğundan emin olunması, 
• Gerektiğinde farklı departmanlara destek sağlanması.