İdari Asistan

Hubergroup

GÖREVİN TANIMI

• İç ve dış iletişimi sağlamak üzere santrale gelen telefonları cevaplamak ve ilgilisine yönlendirmek,
• Kurum dışından gelen aramaları kurum kültürüne uygun şekilde cevaplandırmak,
  
• Gerekli durumlarda personellerle üst yönetim arasında iletişimi koordine etmek,
• Şirkete gelen ziyaretçileri kurum kültürüne uygun şekilde karşılamak ve yönlendirmek,
• Ofise gelen-giden evrak takibi ve ilgili birimlere teslimi ile kargo süreçlerini yürütmek,
  
• Şirket içi ve dışı toplantıların ve toplantı salonlarının organizasyonunu yapmak,
• İdari işler kapsamında gerekli seyahat organizasyonlarını acente ile koordine etmek, ulaşım, konaklama, vize işlemleri için gerekli iş ve işlemleri yapmak, takip etmek, sonuçlandırmak ve raporlamak,
• Günlük ofis işleyişleri için gereken sorumlulukları yerine getirmek ve takipleri yapmak,
• Projelerin idari  süreçlerinde kendisine verilecek görevleri yerine getirmek, kurum politikaları doğrultusunda harcama ve satın alma süreçlerinin yöneticisinin onayı doğrultusunda takip etmek, gereken kayıtları tutmak,
• Göreviyle ilgili kendisinden beklenen raporlamaları hazırlayarak düzenli olarak yöneticisine iletmek, 
• Ofis ekipmanları ve diğer malzemelerin dağıtım ve takibiyle ilgili işlere destek sunmak,
• Kurumsal etkinliklerde organizasyon ve lojistik alanlarında sorumluluk üstlenmek, iletişim ve takip süreçlerini yürütmek,
• Yöneticilerinin belirleyeceği diğer idari sorumlulukları üstlenmek.
  

GENEL NİTELİKLER

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
• Pozisyonla ilgili en az 5 yıl deneyimli,
• Microsoft Office uygulamalarını iyi derecede kullanabilen,
• Tercihen iyi derecede İngilizce bilen,
• Zaman ve Stres Yönetimi ile Planlama ve Organizasyon yeteneği gelişmiş,
• İlişki Yönetimi ve Etkili İletişim becerilerine sahip, temsil yönü güçlü,
• Ekip çalışmasına uyumlu, problem çözme ve takip yönü kuvvetli,
• Proaktif, sonuç odaklı,
• Çalışma koşullarına uygun şekilde çalışma disiplinine sahip,
• Verilen görevlerin eksiksiz tamamlanması ve raporlanması konularında titiz,
• İş ile ilgili farkındalığı ve duyarlılığı gelişmiş,
• Gerektiğinde şirketin etkinlikleri ile ilgili seyahatler için bir engeli bulunmamak,
• Temel bilgisayar becerileri (Microsoft Office) gelişmiş,