Fakülte Sekreteri

FMV Işık Üniversitesi

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

138 yıllık köklü bir eğitim geleneğine sahip Feyziye Mektepleri Vakfı’ndan aldığı güçle 1996 yılında eğitim faaliyetine başlayan Üniversitemizin Şile Kampüsü'nde Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesibünyesinde görevlendirilmek üzere,

• • Lisans mezunu
  • Yüksek Öğretim Kurumlarında / Devlet veya Vakıf Üniversitelerinde ilgili pozisyonda en az 4 yıl çalışmış
  • Akademik iş akışı ve yazışma literatürüne, dosyalama sistemine hâkim
  • İngilizce bilen
  • MS Office programlarını, interneti ve ofis ekipmanlarını etkin olarak kullanabilen
  • Sözlü ve yazılı iletişim yeteneği güçlü
  • Planlama, organizasyon ve zaman yönetimi konularını etkin olarak yürütebilen
  • Çözüm odaklı, takipçi, dikkatli ve disiplinli
  • İşinin gerektirdiği teknik bilgileri öğrenmeye açık, takım çalışmasına yatkın
  • İnsan ilişkilerinde başarılı, pozitif yaklaşım odaklı
  • Erkek adaylar için askerlikle bir ilişiği olmayan

  Görev Tanımı:

  • Bağlı olduğu fakülteye ait her tür operasyonel sürecin diğer idari ve akademik birimlerle iş birliği içinde yürütülmesi, koordine edilmesi ve sonuçlandırılması,
  • Ofis yönetimi, evrak takibi ile arşivi ve telefon/yazışma trafiğinin titizlikle yönetilmesi, gerekli liste ve raporların hazırlanması,
  • Bağlı bulunduğu akademik yapının kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmalarının yapılması ve gerektirdiği işleyişin sonuçlandırılması,
  • Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu, Fakülte Disiplin Kurulu ve Genel Akademik Kurul toplantılarının organizasyonu, gündemlerinin oluşturulması; bu kurullara raportörlük edilerek ilgili tutanakların hazırlanması ve kararların gerekli kişi/birimlere dağıtımının sağlanması,
  • Öğretim elemanı kadro başvurularının alımı, atama süreçleri ile takviminin takibi ve atama dosyalarının hazırlanması,
  • Personel ve öğrenci disiplin soruşturması süreçleri ile takviminin takibi ve disiplin dosyalarının hazırlanması,
  • Bütün görevlerin ilgili kanun, yönetmelik, yönerge, usul ile esaslara uygun olarak yerine getirilmesi, mevzuatta yapılan düzenlemelerin takip edilmesi,
  • Akademik takvim ile Fakültenin kendi işleyişine bağlı iş ve süreçlerde gerektiğinde esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmesi,
  • Gerektiğinde öğrencilere eğitim, idari, mevzuat v.b. alanlarda bilgi verilmesi, danışmanlarına veya ilgili birimlere yönlendirilmesi,
  • Bağlı bulunduğu Fakülte Dekanı’nın ajandası doğrultusunda, günlük iş planının, ofis içi ve dışı toplantıların organize edilmesine destek olmak
  • Gerektiğinde üniversite bünyesindeki diğer benzer pozisyonların asiste edilmesi.

Eğitim Seviyesi:

 Üniversite(Mezun)

Askerlik Durumu:

 Yapıldı, Muaf

Yabancı Dil:

 İngilizce(Okuma : İyi, Yazma : İyi, Konuşma : Orta)