İdari İşler Sorumlusu

ASARTECH AR-GE TASARIM MÜHENDİSLİK

GENEL NİTELİKLER

• En az Ön Lisans mezunu (Ticaret Lisesi Mezunları değerlendirmeye alınacaktır)
• İdari işler alanında en az 5 yıl deneyimli,
• Yurtiçi ve yurtdışı seyahat engeli olmayan,
• Kişisel Güvenlik Belgesi almaya engel bir durumu olmayan,
• İyi derecede Microsoft Office Programlarını kullanabilen ve raporlama yapabilen,
• Kanun ve yönetmelikler hakkında genel bilgi sahibi,
• Kalite, çevre ve iş sağlığı güvenliği bilincinde olan,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerisi yüksek,
• Organizasyon, planlama, problem çözme, ikna ve temsil yeteneğine sahip,
• Takım çalışmasına uyumlu, sorumluluk sahibi, detaylara önem veren ve disiplinli,
• Zaman planlaması, önceliklendirme, stres ve kriz yönetimi konularında yetkin,
• Esnek ve yoğun çalışma saatlerine uyum sağlayabilen,
• B tipi sürücü belgesi sahibi ve aktif olarak araç kullanabilen,
• İngilizce bilmek tercih sebebidir,
• Çalışma Şekli ve Yeri: Sürekli-Tam Zamanlı, İstanbul Teknopark - Pendik 

(İş ve koordinasyon ihtiyacına bağlı olarak gerektiğinde hafta 1 Gün Ankara Ofisi)

İŞ TANIMI

• Abonelik, Sözleşme ve Sigorta Poliçeleri vb. hizmetler kapsamında, süreçleri yürütmek ve koordine etmek, ilgililer ile gereken görüşmeleri gerçekleştirmek, abonelik/poliçe/ sözleşmelerinin süresini takip etmek, zamanında yenilenmesi koordine etmek,
• Şirket/kiralık araçlarının muayene, periyodik bakım ve sigorta, sözleşme bitimi, kilometre takiplerini yapmak, ilgili işlemleri yürütmek ve süreçleri koordine etmek,
• Ofis, kırtasiye, ikram, temizlik vb. sarf malzemelerinin uygun kullanımını sağlamak, ihtiyaçları zamanında belirlemek ve satın alma talep formlarını hazırlamak, gelen malzemeleri teslim almak, depolamak ve ilgilerine dağıtmak,
• Ofis malzemeleri ve ofis binası kapsamında, teknik bir arıza veya bakım-onarım gerektiren bir durumlarda ilgili teknik servis, teknopark yönetimi, vb. kuruluş/kurumlar ile gerekli koordinasyonu kurmak ve süreci takip etmek,
• Temizlik, yemek, personel taşıma ve güvenlik hizmetleri kapsamında hizmet alınan firmalar ile firmanın ihtiyaçları kapsamındaki iletişim ve koordinasyonu sağlamak,
• Resmi kurumlar, kuruluş ve firmalar ile gerekli iletişimi sağlamak, gerekli yazışmaları yapmak koordinasyonu sağlamak,
• İSG süreçlerini tedarikçi firma ile koordine ve takip etmek,
• Yönetim faaliyetlerini koordine ve organize etmek; Yöneticilere gelen misafirleri karşılamak, randevu ve toplantıları organize etmek, toplantı tutanaklarını hazırlamak ve rapor haline getirmek;  gereken otel, uçak vb. seyahat rezervasyonları yapmak, konaklama ve ulaşım süreçlerini planlanmak,
• Ofisin genel düzenini sağlamak,
• Merkez Ofis, Departmanlar ve Şubeler arasındaki İdari, Muhasebe, İnsan Kaynakları ve Lojistik faaliyetlerine ilişkin belge/evraklar ilgili birimlere iletmek, talep edilen dokümanların hazırlanmasını ve gönderilmesini sağlamak,
• Kurum/Şirket/Kuruluşlar ile koordine kurmak, gerektiğinde ilgili birimlere ziyarette bulunmak/giderek müracaata bulunmak suretiyle Firmanın ihtiyacı olan ruhsat/belge vb.alınması/yenilenmesi işlemleri takip etmek,
• Evrak, dosyalama ve arşiv faaliyetlerini yürütmek,
• Yönetimin ve misafirlerinin ziyaretlerine ilişkin ulaşım, ikram, konaklama vb. aktivitelerin yapılan organizasyona uygun olarak gerçekleşmesini ve gereken ihtiyaçların alınmasını sağlamak,
• Ön muhasebe süreçlerini yürütmek; E-fatura işlemlerini yapmak, maliyet takibi, fatura kontrolünü yapmak, düzenlemek, sisteme işlemek ve raporlamaları yapmak. Rutin ödemelere yönelik ödeme planlarını hazırlamak.